Gesetzesänderung beim Transparenzregister

Neue – häufig doppelte – Meldepflichten für Unternehmen


Was ist neu?

Erheblicher weiterer Bürokratie- und Verwaltungsaufwand für Unternehmen steht an:

Das Transparenzregister, das bislang in der Unternehmenspraxis eher ein Schattendasein führte, rückt in den Fokus. Alle juristischen Personen und eingetragenen Personengesellschaften müssen künftig ihre sog. „wirtschaftlich Berechtigten“ zum Transparenzregister aktiv mitteilen.

Bisher galt die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister als erfüllt, wenn die wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens aus einem anderen öffentlich einsehbaren Register, wie z.B. dem Handelsregister, elektronisch abrufbar sind. Diese sog. „Mitteilungsfiktion“ entfällt nun durch die gesetzliche Aufwertung des Transparenzregisters zum Vollregister.

Nach Schätzungen des Gesetzgebers sollen die gesetzlichen Verschärfungen ca. 1,9 Mio. weitere Unternehmen, die sich bislang auf die Mitteilungsfiktion berufen konnten, nun dazu verpflichten, Meldungen zu ihren (tatsächlich oder „fiktiv“) wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister zu machen, und zwar nun unabhängig davon, ob diese Informationen bereits in anderen Registern (insb. dem Handelsregister) hinterlegt sind („Verdoppelung von Mitteilungspflichten“).

Hintergrund der Neuregelung ist nicht zuletzt die vorgesehene Vernetzung der Transparenzregister in den EU-Mitgliedstaaten nach der 5. EU-Geldwäscherichtlinie.

⇒ EU-weit agierende Unternehmens­gruppen sollten daher nicht nur im Inland für den Gleichlauf ihrer Mitteilungen sorgen, sondern auch ihre grenzüberschreitenden Mitteilungen koordinieren und vereinheitlichen.

Wen treffen jetzt Mitteilungspflichten?

Zu den meldepflichtigen Gesellschaften gehören alle Kapitalgesellschaften und eingetragenen Personengesellschaften einschließlich Mischformen.

Entfallen ist die bisherige Privilegierung börsennotierter Gesellschaften, die nunmehr ebenfalls eine Meldung abzugeben haben. Keine Meldepflicht besteht für stille Gesellschaften und aktuell noch für die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

Nach dem Gesetz über die Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) wird es ab dem Jahr 2024 die Möglichkeit geben, auch die GbR in ein Gesellschaftsregister einzutragen („eGbR“).

Eine Pflicht zur Eintragung im Gesellschafts- und damit auch im Transparenzregister wird für Gesellschaften bestehen, die sich an Grundstückserwerben beteiligen. Die eGbR wird als eingetragene Personengesellschaft zum Kreis der Meldepflichtigen zum Transparenzregister gehören.

Wer ist persönlich zur Erfüllung der Mitteilungspflichten gegenüber dem Transparenzregister verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Mitteilung trifft rechtlich die Leitungsorgane der betroffenen Gesellschaften, also z.B. die Geschäftsführer von GmbHs. Hierbei handelt es sich um Compliance-Pflichten, zu deren Einhaltung die Geschäftsleiter geeignete Organisationsmaßnahmen treffen müssen, um persönliche Haftungsrisiken ausschließen zu können.

Wer ist wirtschaftlich berechtigt?

Wirtschaftlich berechtigt sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die meldepflichtige Gesellschaft steht. Das Eigentums- bzw. Kontrollkriterium ist erfüllt, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Existieren keine tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten oder verläuft die Prüfung danach durch die Leitungsorgane ergebnislos, sind dem Transparenzregister die sog. „fiktiven“ wirtschaftlich Berechtigten i.S.v. § 3 Abs. 2 S. 5 GWG zu melden. Das sind i.d.R. die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft oder die geschäftsführenden Gesellschafter einer Personengesellschaft.

Die Beurteilung der Qualifikation als wirtschaftlich Berechtigter bereitet gerade in mehrstufigen Beteiligungsstrukturen besondere Schwierigkeiten:

Hält eine Vereinigung an einer anderen mitteilungspflichtigen Vereinigung Kapitalanteile oder Stimmrechte von über 25 % oder übt sie auf sonstige Weise Kontrolle aus, gilt eine natürliche Person als mittelbar wirtschaftlich Berechtigte, wenn sie beherrschenden Einfluss auf die „Muttervereinigung“ ausüben kann. Insbesondere betrifft dies Fälle, in denen die natürliche Person die Mehrheit der Kapitalanteile an der Muttervereinigung hält. Ebenso kann derjenige als wirtschaftlich Berechtigter der Tochtergesellschaft angesehen werden, dem ein umfassendes Vetorecht in Bezug auf Gesellschafterbeschlüsse der Muttergesellschaft zusteht.

Durch die Ausübung dieses Vetorechts kann er die Muttergesellschaft faktisch kontrollieren. Die Meldepflicht trifft dabei Mutter- und Tochtergesellschaft gleichermaßen.

⇒ Der Eigenschaft als wirtschaftlich Berechtigter steht es im Übrigen nicht entgegen, wenn dieser seinen Wohnsitz im Ausland hat. Auch in grenzüberschreitenden Konstellationen besteht daher eine Meldepflicht.

Einige exemplarische Beispiele zur grundsätzlichen Systematik (ohne Anspruch auf Vollständigkeit):

Transparenzregister Alleingesellschafter GmbH

Transparenzregister Wirtschaftlich Berechtigter

Transparenzregister Wirtschaftlich Berechtigter

Transparenzregister Wirtschaftlich Berechtigter

Transparenzregister Wirtschaftlich Berechtigter

Hilfreich bei der Beurteilung der Meldepflicht ist auch der Leitfaden zum Transparenzregister auf der Website des Bundesverwaltungsamtes. Dieser enthält weitere Beispielsfälle.

Was muss gemeldet werden?

Über den wirtschaftlich Berechtigten müssen folgende Angaben dem Transparenzregister gemeldet werden:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Wohnort
  • Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses
  • alle Staatsangehörigkeiten

Was ist zu tun, wenn sich die Verhältnisse zukünftig ändern?

Sollten sich zukünftig personelle Veränderungen im Vorstand oder der Geschäftsführung ergeben oder eintragungspflichtige Daten des bzw. der wirtschaftlich Berechtigten nicht mehr aktuell sein, so muss dies dem Transparenzregister gemeldet und die Angaben aktualisiert werden.

Wann gelten die Regelungen?

Das Gesetz ist bereits seit dem 01.08.2021 in Kraft getreten. Für sämtliche Gesellschaften, die zuvor keine Meldung zum Transparenzregister vornehmen mussten, gelten folgende Übergangsfristen:

Gesetzesänderung beim Transparenzregister Fristen

Bestand bereits aufgrund der bisherigen Gesetzeslage eine Pflicht zur Meldung, bleibt diese unverändert bestehen. Die Übergangsregelungen sind damit nicht als vorübergehender „Freibrief“ für Gesellschaften zu verstehen, die ihre Meldepflicht bislang versäumt haben.

⇒ Hinzuweisen ist darauf, dass Ordnungswidrigkeiten für ein weiteres Jahr ab Ablauf der Übergangsfrist keiner Verfolgung unterliegen. Bußgelder drohen daher erst ab Ablauf dieses weiteren Zeitraums.

Welche Ausnahmen gibt es?

Eine Ausnahme von den Meldepflichten besteht für eingetragene Vereine. Für diese erstellt die registerführende Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten eine Eintragung in das Transparenzregister, ohne dass es hierfür einer gesonderten Mitteilung der Vereine bedarf. Daher empfiehlt es sich zu überprüfen, ob die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten (den Vereinsvorständen) im Vereinsregister richtig und vollständig sind.

⇒ Hinzuweisen ist zudem auf die gesetzlich vorgesehene Möglichkeit, das prinzipiell jedermann offenstehende Rechte auf Einsichtnahme zu beschränken. Dies erfordert die Darlegung schutzwürdiger Interessen.

Was passiert, wenn die Meldung unterbleibt?

Ein Unterlassen der Meldepflicht kann gravierende Folgen haben. Bereits beim einmaligen Verpassen der Meldefrist drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 100.000 Euro. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen kann das Bußgeld bis zu 5 Millionen Euro bzw. das Zweifache des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils betragen.

Des Weiteren wird jede Gesellschaft, die gegen ihre Meldepflichten verstößt, auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes namentlich veröffentlicht (Prinzip des „Naming and Shaming)

Was sollte nun beachtet werden?

Prüfen Sie, ob Ihre Gesellschaft die bisherigen Meldepflichten erfüllt hat. Nur in diesem Fall kommt eine Inanspruchnahme etwaiger Übergangsfristen in Betracht.

Sollten bereits bestehende Meldepflichten versäumt worden sein oder sich Änderungen ergeben haben, sind diese fristgemäß nachzuholen.

Was können wir für Sie tun?

  • Wir unterstützen Sie sowohl bei der – gerade in Unternehmensgruppen teilweise komplexen – Prüfung, wer wirtschaftlich Berechtigter ist, als auch bei weiteren Rechtsfragen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister oder bei etwaigen Bußgeldverfahren.
  • Ferner stehen wir Ihnen für die technische Meldung der erforderlichen Angaben zu den tatsächlich oder fiktiv wirtschaftlich Berechtigten Ihres Unternehmens an das Transparenzregister zur Verfügung.

Wir beraten Sie gerne. Sprechen Sie uns an!

Ihre Ansprechpartner:

Dr. Dietmar Janzen Rechtsanwalt Internationales Wirtschaftsrecht M&A
Dr. Dietmar Janzen
Rechtsanwalt | Steuerberater | Partner
Tel.: +49 (0) 251/2808-155

Christian Cremers Rechtsanwalt
Christian Cremers
Rechtsanwalt
Tel.: +49 (0) 251/2808-238

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